Privacy Notice (Colombia)

Effective Date: 26 September 2022 

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS DE LAS COMPAÑÍAS DE LIKEWIZE

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, nos permitimos informar a nuestros clientes, proveedores, trabajadores y público en general, (quienes colectivamente se denominan “Titulares de los Datos Personales”) que se encuentran incluidos en las bases de datos de las empresas de Likewize, la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de la compra o venta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por las compañías de Likewize, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente: 

I. COBERTURA

El presente documento es la política integral de todas las compañías de Likewize que están compuestas por las siguientes sociedades:

– LIKEWIZE COLOMBIA SAS

– LIKEWIZE COMERCIALIZADORA SAS

– LIKEWIZE SOLUCIONES INTEGRALES SAS

– SIMM COLOMBIA SAS

– LIKEWIZE CORP

Las anteriores compañías en conjunto se denominarán “Likewize” o las “Compañías de Likewize”.

II. PRINCIPIOS

– Legalidad: La presente política se ajusta estrictamente a las disposiciones legales vigentes en Colombia

– Finalidad: Los datos que Likewize recibe en su calidad de responsable se utilizarán únicamente para los fines establecidos en el presente documento.

– Libertad: Si no hay consentimiento previo por parte del titular, Likewize no hará uso de la información recibida.

– Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Likewize no dará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

– Transparencia: Likewize garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

– Seguridad: El Tratamiento de la información se hará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

– Confidencialidad: Salvo autorización expresa del titular o por mandamiento legal o de alguna autoridad, toda la información recibida por Likewize en su calidad de responsable será manejada con carácter confidencial.

III. ANTECEDENTES NORMATIVOS

– Artículo 15 de la Constitución Política

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

– Artículo 20 de la Constitución Política

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”

IV. TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES Y CORPORAIVOS. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS.

Para los fines de esta política se definen:

A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

B. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

C. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables;

D. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento en este caso, Likewize;

E. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

F. Titular, la persona natural o jurídica cuya información sea almacenada en las bases de datos de las Compañías de Likewize y sea objeto de Tratamiento.

G. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Los Datos Personales o Corporativos tales como nombres y apellidos, nombre de la sociedad, número de identificación, género, fecha de nacimiento, fecha de constitución dirección de residencia, números de teléfono y celular y correo electrónico de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas de y para las compañías de Likewize son utilizados para el cumplimiento del objeto social de dichas compañías y específicamente para:

(i) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de las Compañías de Likewize;

(ii) Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores de las compañías de Likewize;

(iii) Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas de las compañías de Likewize;

(iv) Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por las compañías de Likewize;

(v) Evaluar la calidad de nuestros bienes y servicios;

(vi) Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas de las Compañías de Likewize;

(vii) Proveer bienes y servicios requeridos por las compañías de Likewize; y por los contratantes de las compañías de Likewize;

(viii) Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por las Compañías de Likewize.

(ix) Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por las Compañías de Likewize;

(x) Proveer información sobre los servicios ofertados por las Compañías de Likewize, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario; (xi) Suscribir contratos con terceros

(xii) Expedir órdenes de compra y/o de servicios;

(xiii) Adelantar estudios de tendencias de consumo;

(xiv) Realizar propuestas y ofertas de negocios y/o servicios.

(xv) Revisión de la veracidad de la información recibida

(xvi) Revisión y comparación de bases de datos tanto nacionales como internacionales de antecedentes judiciales y criminales.

(xvii) Análisis de Crédito y solidez financiera

(xviii) Gestiones administrativas y de seguridad

Los datos personales y corporativos de los clientes y proveedores de las compañías Likewize serán manejados a través de Plataformas medios físicos y magnéticos a las cuales tendrán acceso personas del área de Administración y Finanzas, Global Credit, Master Data Management desde los siguientes países Colombia, Costa Rica y Estados Unidos.

Los datos personales de los empleados de las compañías Likewize serán manejados a través de Plataformas a las cuales tendrán acceso personas del área de Recursos Humanos desde Colombia y Estados Unidos donde se encuentra nuestra Casa Matriz.

Los datos personales de nuestros empleados y/o candidatos en proceso de selección suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de Likewize y de los diferentes departamentos dentro de las compañías de Likewize, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con cualquiera de la Compañías de Likewize; integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina; pago de beneficios, salarios y prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, contratación de seguros, documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, creación de cuentas de correo electrónico laboral, elaboración de directorio de la empresa, asignar herramientas de trabajo, asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración del contrato de trabajo, verificar referencias personales y laborales, contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

De otra parte se advierte que los Datos Personales de los aspirantes que participan en procesos de selección de empleados, convocados por cualquiera de la Compañías de Likewize, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos y demás departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y enviarle información referente a las distintas etapas del proceso de selección.

Los datos de nuestros clientes, proveedores de servicios y/o contratistas suministrados en los contratos, son utilizados para para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar la ejecución de los contratos de Likewize dentro de los diferentes departamentos existentes en las compañías de Likewize, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con cualquiera de la Compañías de Likewize; integrar expedientes contractuales, pago y administración de valores pactados en los contratos; documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, elaboración de directorio de la empresa, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración de los contratos, verificar referencias personales y profesionales.

De otra parte se advierte que los Datos de los Potenciales Clientes que participan en procesos de selección mediante su oferta, convocados por cualquiera de la Compañías de Likewize, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como verificar la capacidad del Potencial Cliente para administrar y operar la ejecución de los contratos, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, así como administrar y operar los procesos de los distintos departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos, verificar referencias personales, comerciales y profesionales.

V. DERECHOS DE LOS TITULARES

Se informa a todos los titulares de los Datos Personales o Corporativos almacenados en bases de datos de las compañías de Likewize que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen:

1) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales o Corporativos almacenados en las bases de datos de las Compañías de Likewize,

2) Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales o Corporativos sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados,

3) Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales o Corporativos en las bases de datos de las compañías de Likewize, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esto es;

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b. Datos de naturaleza pública;

c. Casos de urgencia médica o sanitaria;

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas;

4) Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales o Corporativos;

5) Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

6) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales o Corporativos y su almacenamiento en las bases de datos de las Compañías de Likewize, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales;

7) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales o Corporativos tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos de las compañías de Likewize dentro de los parámetros que establezca Likewize;

8) Exigir la confidencialidad y la reserva de los Datos Personales o Corporativos suministrados, de tal forma que los mismos sean utilizados únicamente para los fines establecidos en las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales y Corporativos; y,

9) Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales o Corporativos.

VI. EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS.

Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral II anterior, el Titular de Datos Personales o Corporativos se puede contactar con Likewize como responsables del Tratamiento de dicha información.

Señalamos a continuación los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar el consentimiento para el Tratamiento de los datos personales o corporativos que nos han sido suministrados:

Teléfono de contacto: (601) 7461915

Nombre de contacto: John Chiquinquira

Correo electrónico de contacto: datospersonales@brightstar.com

Dirección de contacto: Carrera 13 N° 98-70 Oficina 604 (Bogotá D.C.)

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR LOS TITULARES.

7.1. CONTACTO

Para el ejercicio de sus derechos previamente mencionados a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales o Corporativos almacenados en las bases de datos de las Compañías de Likewize y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal o corporativa, el Titular de los Datos debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo a la información de contacto, conforme se indicó anteriormente.

Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación a Likewize. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado pero en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. CONSULTA

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales o corporativos para conocer los datos que son objeto de Tratamiento por parte de Likewize el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3. RECLAMOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Likewize, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas amparadas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes:

7.3.1. Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

– El titular, Representante Legal o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,

– Su representante, previa acreditación de la representación,

– Por estipulación a favor de otro o para otro.

7.3.2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél o como causahabiente del mismo, se tendrá por no presentada.

7.3.3. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Likewize y contener, como mínimo, la siguiente información:

 El nombre y domicilio del titular, representante o del causahabiente o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

 La descripción clara y precisa de los datos personales o corporativos respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

 En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales o corporativos.

7.3.4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3.5. Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado por un periodo igual antes del vencimiento del término inicial.

VIII. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS.

El uso y almacenamiento de los Datos Personales o Corporativos en las bases de datos de las compañías de Likewize se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por las Compañías de Likewize para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web https://www.likewize.com/privacy/.

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales y Corporativos de Likewize serán publicadas en la página web antes mencionada y será comunicada oportunamente a los Titulares de Datos Personales o Corporativos a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de las Compañías de Likewize.

IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS.

Se informa al Titular de Datos Personales o Corporativos almacenados en las bases de datos de Likewize que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.

X. VIGENCIA DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS.

Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales y Corporativos entrarán en vigencia a partir del 01 de Octubre de 2016.